EBYS – İkinci Anahtar Kullanıcı Eğitimi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesi kapsamında, anahtar kullanıcı eğitiminin ikinci aşamasını Proje Sorumlularımız Ezgi Saatcı ve Alp Can Akar, 21.03.2017 Salı günü saat 09:00’da İdari ve Akademik Birimler ile gerçekleştirdi. Eğitiminden sonra bir kullanıcı referans dokümanı hazırlanıp anahtar kullanıcılar ile paylaşıldı.

Eğitimimizin programı aşağıdaki şekilde gerçekleşti:

  1. Bölüm: Projenin Durumu
    1. Evrak Kabul Ofisi’nin durumu
    2. Tamamlanan geliştirmeler
    3. Canlı sisteme geçiş hazırlıkları
    4. KEP sistemi ve entegrasyonu
    5. Vekalet sistemi
    6. Kurum içi belge akışında hiyerarşi
    7. e-imza temini
    8. Standart Dosya Planı’nın incelenmesi ve yetki çalışmasının durumu
  2. Bölüm: Yapılan güncellemeler ile ilgili test ortamındaki geliştirmeler
    1. Belgenin iade edilmesi
    2. Standart Dosya Planı yapısı
    3. Şablona kaydetme
    4. Çoklu ek
    5. Belgenin geçmişi ekranı
    6. LDAP entegrasyonu
  3. Bölüm: Anahtar kullanıcılardan beklentiler
    1. Birim içi belge akışlarının çıkartılarak proje ekibi ile paylaşılması
    2. Birim içi personele belirtilen maddeler hakkında EBYS eğitimi verilmesi:
      1. Sisteme giriş
      2. Birden fazla unvanı olan kullanıcıların pozisyon bilgisinin değiştirilmesi
      3. İşlerim başlığı altında bulunan İşlem Yapılan ve İşlem Bekleyen belgelerin görüntülenmesi
      4. Kullanıcı belgeleri arasında detaylı arama yapılması
      5. Yeni belge oluşturma
      6. Dış kurumdan gelen belgenin kayıt edilmesi
      7. Belge ayrıntılarının (Üst veri, geçmiş, ek görüntüleme vb.) görüntülenmesi
      8. EBYS içerisinde Paraflama işleminin yapılması
      9. EBYS içerisinde İade işleminin yapılması
      10. EBYS içerisinde Reddetme işleminin yapılması
      11. EBYS içerisinde Elektronik İmza ile belge imzalama
      12. Belge önizlemesi
      13. İmzalı belgenin görüntülenmesi

TS 13298:2015 ve Elektronik Belge – Arşiv Yönetimi Standardı Sertifikası

Daire başkanlığımızda, İş ve Süreç Analisti olarak görev yapan ve üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi Proje Sorumlularından Ezgi Saatcı, Marmara Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi tarafından düzenlenen “TS 13298:2015 ve Elektronik Belge – Arşiv Yönetimi Standardı Sertifika Programı”na katılmış olup, uzmanlık sertifikası almaya hak kazanmıştır. BST olarak kendisini tebrik ediyoruz.

EBYS – Akademik Bölüm Temsilcileri Anahtar Kullanıcı Eğitimi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesi kapsamında, anahtar kullanıcı eğitiminin ikinci aşamasını, 16.02.2017 Perşembe günü saat 10:00’da Akademik Bölüm Temsilcileri ile gerçekleştirdik. Katılımcılar, EBYS test ortamında belge yaratma, onay süreci tanımlama, Standart Dosya Planı, belge onaylama / reddetme ve havale etme özelliklerini yazılım üzerinde test etti.

UniCal

UNICAL çözümünü BST Yazılım grubu üniversitemiz için uyarlayıp hizmete sundu. Çözümümüzün başlıca özellikleri:

  • UniCal etkinlik duyuruları için hazırlanmış bir takvim uygulamasıdır.
  • UniCal portalında herkesin etkinlikler ve akademik takvim hakkındaki bilgilere, detaylı ve kolay erişmesi amaçlanmıştır.
  • Etkinliklerin yer, zaman, süre ve varsa ücret bilgilerine, UniCal üzerinden erişilebilir.
  • Etkinlik outlook takvimine sayfa üzerinden eklenebilir.
  • Gelişmiş filtreleme özelliği sayesinde yerleşke, mekan, etkinlik türü ve etkinlik sahibi bazında arama yapılabilir.
  • Uygun etkinliklerde Biletix üzerinden erken rezervasyon yaptırılabilir.
  • Haftalık üniversite bülteniyle entegre bir şekilde çalışmaktadır.
  • UniCal, CATS ve UniTime’ın da bir parçası olduğu Apereo çatısı altında Bedework alt yapısı ile kurgulanmıştır.
  • Gelişmiş responsive mobil ara yüz özelliği sayesinde tüm platformlarda görüntülenebilir.

EBYS – İdari Birimler Anahtar Kullanıcı Eğitimi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesi kapsamında, anahtar kullanıcı eğitiminin ilk aşamasını, 10.02.2017 Cuma günü saat 10:00’da İdari Birimler ile gerçekleştirdik. Katılımcılar, EBYS test ortamında belge yaratma, onay süreci tanımlama, Standart Dosya Planı, belge onaylama / reddetme ve havale etme özelliklerini yazılım üzerinde test etti.